Кейс «Золотые Луга»

Кейс об оптимизации IT-инфраструктуры Компании «Золотые Луга»

Производственная Компания «Золотые Луга» – крупнейший производитель молочной продукции на территории Урала и Западной Сибири. Ежесуточный оборот Компании составляет 800 тонн молочной продукции.

Ключевая особенность бизнеса – Компания работает со скоропортящимся продуктом. Срок его реализации 3-5-14 дней (в зависимости от вида продукции и способа обработки), а срок поставки в сети продуктовых магазинов и того меньше – 1 день. Иначе ритейлеры продукцию не примут, для них повышаются риски порчи, нереализации товара в срок. Ущерб за один день простоя для Компании обернется убытками в десятки миллионов рублей.

Описание проблемы

Бомба замедленного действия

Документооборот Компании громаден, ежедневно генерируется 30 000 документов. Поэтому еще с 2008 года вcе процессы Компании, от закупа сырья до реализации, были полностью оцифрованы и производились в учетной системе 1С: ERP. Данные по количеству заказов поставок-отгрузок молочной продукции поступают в автоматизированном порядке – выгружаются из CRM.

Серверное оборудование (когда-то актуальное, а на сегодняшний день морально устаревшее) стало плохо управляемым, а обновленная система 1С:ERP требовала больших ресурсов. Их объем было сложно спрогнозировать, в результате чего процессы могли протекать длительное время.

В текущих условиях оборудование могло отказать в любой момент, нарушить непрерывность работы и принести огромные убытки Компании.

Где будет сбой?

Совершенно непонятно было, где, на каком участке и в какой момент может произойти сбой, но то, что он вот-вот мог произойти, было очевидно.

Все цифровые процессы Компании были настроены так, что при сбое в одном сегменте стопорится весь цикл отгрузки:

формирование заказов на производство

оформление клиентских и заданий на отгрузку

формирование заданий на комплектацию склада

составление пакетов документов для отгрузки и маршрутов поставки

Если какой-то из этапов нарушается, то сформировать весь объем документов по отправке продукции на склады вручную становится практически нереально. Из-за поломки в одном процессе останавливается весь цикл работы.

Сбой программы длиной в несколько часов потянет за собой несвоевременные отгрузку и поставку продукции торговым сетям, и, как следствие, отказ в приемке товара. Сроки хранения молочки всего 3-5 дней, поэтому никто не готов брать ответственность за ускоренную реализацию.

Нарушение планов поставок или сроков реализации приводит как минимум к штрафам, а как максимум к потере контактов с заказчиками. Отказ в приемке товара обернется для Компании убытками в размере 30 млн только за 1 день.

Решение о замене IT-архитектуры

Инфраструктура не позволяла прогнозировать места потенциальных сбоев и предупредить их появление, что держало команду в постоянной боевой готовности, напряжении и требовало регулярных расходов на экстренное устранение проблем

Предложения подрядчиков. Цена вопроса 20-40 млн

Объявили тендер на исполнение, и все Компании-подрядчики выступили с более-менее сходными предложениями по модернизации структуры — переносе данных на другие физические носители. Цена вопроса варьировалась от 20 до 40 миллионов (не считая увеличенного штата на ее обслуживание).

20 миллионов куда более привлекательная цифра, чем 40, но это все равно значительные вложения для предприятия. Требовалось рабочее, эффективное решение, но без затрат в десятки миллионов.

Альтернативный вариант решения. Экономия и скорость

Наше предложение также включало оптимизацию на серверных ресурсах, но отличие было в другом. Мы предложили комбинировать для хранения баз данных уже имеющиеся сервера, тщательно апгрейтив их, и перенести информацию в облачные инфраструктуры

По удобству размещения, хранения, использования и взаимодействия облака превосходят серверное размещение – обладают неограниченными ресурсами, большей скоростью, емкостью регенерации, дублирования. Позволяют производить частотные автоматические обновления, обслуживание с минимизацией человеческого труда.

И при этом облачная инфраструктура существенно экономичнее, чем приобретение новых серверов. Примерные расходы на облачную инфраструктуру составляют в год от 2,5 до 5 млн рублей, в сравнении с физическими, приобретение которых обходится в 20-40 млн рублей

Полная замена, а значит, и наращивание мощностей, и увеличение безопасности, при серверном локальном хранении растягивается на 3-5 лет. А при облачном подходе весь процесс занял 1,5 года.

Аудит и оптимизация работы

Для того чтобы определить реальное состояние сервисов мы провели аудит IT-инфраструктуры. Оценили текущую архитектуру сервисов, выявили проблемные точки, посчитали и приступили к работам.

Для проведения аудита запустили специальный сервис, получили схему, как на самом деле выглядит инфраструктура сервисов. Параллельно провели аудит лицензий Microsoft, для оптимизации расходов на лицензирование. При переносе данных в облачное хранилище снизили расходы на Microsoft примерно в 2 раза

Мы протестировали и привели в порядок старое оборудование, устранили возможные дефекты (но это не значит, что сбой в дальнейшем невозможен, ведь мощности растут, износ неизбежно наступает).

Для обеспечения нормальной работы 1С:ERP в облаке провели оптимизацию баз данных.

Устранение дефектов и оптимизация привели к тому, что точки отказа (факторы риска, уязвимости) сократились с 16 единиц до 2. При этом географически мощности инфраструктуры стали больше не привязаны к Тюмени, как было раньше, а условно координированы на Москву, все пять филиалов. Это дало маневренность, скорость и устойчивость к сбоям системы.

У программы 1С есть такая особенность, сама по себе она громоздка
и начинает оперативно работать при регулярной оптимизации баз данных. Этого мы и добились.

Резервное копирование

Для того чтобы новая инфраструктура была управляемой, обеспечили ежедневное резервное копирование данных. Таким образом данные можно восстановить (откатить) на 15 минут назад. Можно попытаться представить, сколько времени вручную могло бы занять восстановление утраченных данных за день, если на производстве Компании генерируются 30 000 документов в сутки.

Внедрили резервное копирование всех баз данных в формате 1 раз в сутки и в формате отката сроком не более 15 минут. При этом информация дублируется и на электронном и на физическом носителе. А при сбое в любом фрагменте мгновенно происходит переброс и автоматическое восстановление в другом месте.

В результате этого системы контроля и аналитики Компании стали управляемы и полностью защищены от простоев, потери времени и потери капиталов. Расходы на инфраструктуру стали прогнозируемыми. Сбои предупреждаются автоматическим двойным резервным копированием. При этом Заказчик не платит дополнительно за размещение функционала резервного копирования. Все содержится в облаке.

Некорректное отображение данных и снижение продаж

До 12 часов могли раньше занимать процессы обновления системы отчетности. И если кто-то вносил в этот период изменения в программу, то данные не отображались в текущем отчете.

Некорректные данные приводили к некорректным начислениям выплат (зарплат) сотрудников и снижали их заинтересованность в работе. А поиск кадров и закрытие вакансий – это и огромная головная боль и серьезные дополнительные расходы, которых можно избежать.

После разработки новых аналитических отчетов обновление стало занимать всего 25 минут, появилась возможность фиксировать обновления несколько раз в сутки и выводить данные, соответствующие реальности без задержки по времени.

Изменилась сама конфигурация отображения данных – из единой трехмерной системы перешли к системе с четким разделением по данным, ее стало удобнее использовать. Удобство и простота создали четкие, работающие алгоритмы продаж для исполнителей. И повысили коэффициент продаж согласно аналитике.

Результаты

Из возможных решений по автоматизации бизнес-структур мы предложили лучшее – перенос основной части инфраструктуры в облачное хранилище, проведение аналитики и оптимизации баз данных и дополнительное использование ресурсов прежних физических мощностей.

Сократили для заказчика затраты на хранение, повысили результативность и безопасность от сбоев, создав резервные копирования и на физическом и на электронном носителях.

Нашли способ в 10 раз снизить расходы на оборудование. Вместо только физического оборудования для хранения баз данных мы использовали альтернативные ресурсы – облачные хранилища, разница между 4 и 40 млн рублей при равной и большей эффективности.

Дополнительно, как следствие перенесения данных в облако, в 2 раза сократили расходы на лицензирование МS.

Предупредили сбои в работе в связи с возможными проблемами с поставками оборудования. С учетом усложненного санкционного ввоза интеллект-емкого оборудования из других стран на территорию РФ, многие позиции становятся просто недоступными, а их отсутствие при необходимости замены тоже ведет к ступору производства. Облачные хранилища решили этот вопрос кардинально

Кроме того, человеческий фактор – сам по себе риск. Специалист имеет право уволиться по независящим от Компании причинам в любой момент. Поиск квалифицированного сотрудника занимает время и ведет к дополнительным hr-расходам. Выходит, что эту переменную мы тоже минимизировали.

Выводы

Когда возникает производственная проблема, связанная с необходимостью модернизации технически устаревшего оборудования, его износом и прогнозируемостью, самое простое – разрушить все до основания и вложить двухтрехзначные разряды миллионов рублей на постройку нового.

Такие затраты отбросят Компанию на несколько лет назад, заставят снижать вложения в тех нишах, которые способны привести к расширению, завоеванию новых рынков и, конечно, скажутся на привлекательности Компании как работодателя.

Удачное решение же кроется там же, где находится и сама проблема. Устарела не только система хранения мощностей, данных, устарел подход к их хранению. Нет никакой целесообразности вкладывать десятки миллионов в физическое оборудование, если современные облачные хранилища не только им не уступают, но и превышают в маневренности и скорости адаптации к изменения. В облачных инфраструктурах это происходит быстро и стоит примерно в 10 раз меньше.

В ряде случаев, как с «Золотыми лугами», эффективно применять элементы комбинированного решения. Частично мы сохраняем и модернизируем прежнюю инфраструктуру (от 10 до 30 процентов информации), и в большей части переходим на облачную. Получается гибридная регуляция хранения и восстановления данных (резервное копирование), что повышает устойчивость системы, снижает риски.

Дополнительные возможности

Ко всем уже обозначенным преимуществам облачной инфраструктуры добавим то, что она открывает возможность быстрого запуска новых линий продукции и глобального масштабирования Компании, например, экспансии производств в соседние регионы.

Все это:

без существенной перестройки процессов

без необходимости изыскивать десятки миллионов рублей на физическое оборудование и оплату труда штатных специалистов в городах присутствия.

в краткие сроки

Помимо этого, с облачной инфраструктурой Компании проще оставаться мобильной и в сжатые отрезки времени пересматривать эффективность логистики, актуальности тех или иных товаров, приостанавливать, сокращать их выпуск. Сокращение или остановка не приведут к необходимости модернизировать, реконструировать освободившиеся мощности, нести социальную ответственность за сокращение штата.

Оставьте заявку с данными по вашей компании, и мы свяжемся с вами, чтобы уточнить задачу и предложить наилучшее решение!

Обсудим ваш проект?

Отправить заявку